Lateinamerika
Feststellung des Jahresabschlusses einer brasilianischen „Limitada” – reine Formsache?
von Michael Bäck
Unabhängig davon, ob das Geschäftsjahr einer brasilianischen „Limitada” (Kapitalgesellschaft mit beschränkter Haftung der Gesellschafter ähnlich der deutschen GmbH) mit dem Kalenderjahr übereinstimmt oder nicht: Spätestens seit dem Inkrafttreten des neuen brasilianischen Zivilgesetzbuchs zu Beginn des Jahres 2003 sind Geschäftsleitung und Gesellschafter alljährlich zur Feststellung des handelsrechtlichen Jahresabschlusses verpflichtet.
Die Gesellschafter einer Kapitalgesellschaft in der Rechtsform einer „Limitada” müssen mindestens einmal pro Geschäftsjahr eine Gesellschafterversammlung abhalten. Hat die Gesellschaft mehr als zehn Gesellschafter, wird die Gesellschafterversammlung als „assembléia” bezeichnet, andernfalls als „reunião”. Sie muss vor Ablauf der ersten vier Monate des nachfolgenden Geschäftsjahres stattfinden, sofern der Gesellschaftsvertrag keine abweichende Regelung trifft.
Das bedeutet für die meisten dieser Gesellschaften, die schon aus Gründen der Übereinstimmung des handelsrechtlichen Geschäftsjahres mit dem steuerrechtlichen Wirtschaftsjahr das Kalenderjahr zum Geschäftsjahr bestimmt haben, dass diese Gesellschafterversammlung bis zum 30. April des Folgejahres abgehalten werden muss, sofern der Gesellschaftsvertrag keine abweichende Bestimmung enthält. Dabei sind mindestens die folgenden Tagesordnungspunkte aufzunehmen:
- Entgegennahme und Feststellung des von der Geschäfsführung für das abgelaufene Geschäftsjahr aufgestellten Geschäftsberichts mit Jahresabschluss
- Bestellung von Geschäftsführern, falls erforderlich
- Sonstiges
Die Bedeutung der Durchführung dieser Gesellschafterversammlung liegt in der damit verbundenen Entlastung von Geschäftsführung und Aufsichtsrat bzw. Beirat, falls ein solcher fakultativ eingerichtet wurde, für das abgelaufene Geschäftsjahr.
Die dem Jahresabschluss zu Grunde liegenden Belege müssen den (nicht geschäftsführenden) Gesellschaftern mindestens 30 Tage vor dem Datum der Gesellschafterversammlung zur Einsichtnahme bereitgestellt werden. Entgegen einer weit verbreiteten Ansicht ist die Offenlegung dieser Unterlagen in den Handelsblättern der Gesellschaft bzw. deren Hinterlegung beim Handelsregister nicht erforderlich.
Gerade im Hinblick auf das bei der brasilianischen Limitada bestehende Erfordernis von mindestens zwei Gesellschaftern erscheint der Hinweis wichtig, dass die Feststellung insbesondere in der Verantwortung derjenigen Gesellschafter liegt, die nicht aktiv an der Geschäftsführung der Gesellschaft teilhaben. Für die Praxis bedeutet das, dass für die große Anzahl von Gesellschaften, die mit einem Haupt- oder Mehrheitsgesellschafter und einem Minderheits- oder “Schattengesellschafter” agieren, der Minderheitsgesellschafter über die Feststellung von Geschäftsbericht und Jahresabschluss zu beschließen hat. Anders ausgedrückt, obliegt dem Minderheitsgesellschafter die Feststellung des vom Mehrheitsgesellschafter präsentierten Jahresabschlusses. Erfolgt die Feststellung ohne Einschränkung, führt das zur Entlastung von Geschäftsführung und Aufsichtsrat bzw. Beirat; ausgenommen davon sind Fälle von Fahrlässigkeit, Arglist oder Täuschung.
Persönliche Haftungsfolgen bei Formfehlern
Deshalb ist es auch und gerade im Falle großer Limitadas, die oft von Holdinggesellschaften beherrscht und von angestellten Fremdgeschäftsführern geleitet werden, sehr wichtig für die Geschäftsleitung, Prüfung und Feststellung von Geschäftsbericht und Jahresabschluss form- und fristgemäß herbeizuführen, um zu verhindern, dass sie nachträglich für Geschäftshandlungen aus vergangenen Geschäftsjahren zur Verantwortung gezogen werden.
Vor diesem Hintergrund erstaunt die große Anzahl an Geschäftsführern und Gesellschaftern, die dieser gesetzlich normierten Pflicht nicht nachzukommen scheinen. Oftmals scheinen die durch den Novo Código Civil in den Artikeln 1.071 bis 1.080, insbesondere in Artikel 1.078 statuierten Vorschriften als lästige Pflichtübung empfunden zu werden, die – einem Irrglauben zu Folge – nur bei Kapitalgesellschaften in der Rechtsform einer „S.A.” (Sociedade Anônima) verpflichtend gelten soll. Ungeachtet dessen besteht die Verpflichtung der Geschäftsführung einer „Limitada” zur Einberufung einer solchen Gesellschafterversammlung und zur Feststellung von Geschäftsbericht und Jahresabschluss uneingeschränkt, also unabhängig von der Größe und dem Umfang der Geschäftstätigkeit der Gesellschaft. Die Nichtbeachtung dieser Pflicht kann, wie auch Verzögerungen in zeitlicher Hinsicht, die Verantwortlichkeit für fehlerhafte Geschäftsführung nach sich ziehen. Schließlich sollten beide Parteien – Geschäftsführung wie Gesellschafter – an einer ordnungsgemäßen Durchführung des Feststellungsprozesses interessiert sein. Die Geschäftsführung, um die Entlastung für die Entscheidungen zu erhalten, die im abgelaufenen Geschäftsjahr in geschäftsleitender Funktion getroffen wurden (sofern dies stets im Sinne der Gesellschaft erfolgte) und die Gesellschafter, um ihrer Verantwortung zu einer effektiven Überprüfung der durch die Geschäftsführung veranlassten Geschäftshandlungen gerecht zu werden und die Vorlage einer Rechnungslegung über die Geschäftstätigkeit und den Geschäftsverlauf der Gesellschaft in regelmäßigem Abstand zu gewährleisten.
In diesem Zusammenhang ist weiterhin zu empfehlen, den Beschluss über die Verwendung des Jahresergebnisses mit in die Tagesordnung der Gesellschafterversammlung aufzunehmen. Das Gesetz bietet den Gesellschaftern hier einen relativ weit gesteckten Handlungsspielraum, der im Wege einer geschickten Ausgestaltung des Gesellschaftsvertrags den individuellen Bedürfnissen des Gesellschafters entsprechend genutzt werden kann.
