Recht aktuell
Internet- und E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz – Kontrolle ist besser, aber auch erlaubt?
von Cornelia Schmid und Ines Krause
In der März-Ausgabe des Mandantenbriefs haben unsere IT-Recht-Spezialisten die private E-Mail- und Internet-Nutzung am Arbeitsplatz bereits aus IT-rechtlicher Sicht umfassend beleuchtet und die verschiedenen Problembereiche aufgezeigt.
Natürlich bietet die Gestattung oder Untersagung der privaten Nutzung von Internet und E-Mail am Arbeitsplatz in erster Linie Konfliktpotenzial in arbeitsrechtlicher Hinsicht, da dem Arbeitgeber bei Missbrauch des Arbeitnehmers erhebliche Risiken entstehen. Bei von der Service Line Arbeitsrecht bei Rödl & Partner in Nürnberg bisher zu diesem Thema durchgeführten Veranstaltungen mit Personalverantwortlichen aus verschiedensten Unternehmen wurde daher schwerpunktmäßig diskutiert, welche Handlungsmöglichkeiten den Arbeitgebern im Missbrauchsfalle eröffnet sind, welche Erfolgsaussichten diese haben und wie präventive Regelungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ausgestaltet sein müssen, um den Missbrauch wirksam sanktionieren zu können. Eine kurze Zusammenfassung dazu finden Sie nachfolgend.
Verschiedene Nutzungsmöglichkeiten
Der Arbeitgeber kann mit seinen Mitarbeitern eine rein geschäftliche Nutzung der betrieblichen Telekommunikationsanlagen vereinbaren und damit eine Privatnutzung untersagen. Dies kann individuell in jedem einzelnen Arbeitsvertrag, mittels einer sogenannten Gesamtzusage oder falls ein Betriebsrat vorhanden ist, in einer Betriebsvereinbarung schriftlich niedergelegt werden. Mit den gleichen Instrumentarien kann der Arbeitgeber seiner Belegschaft auch die private Nutzung der betrieblichen Telekommunikationsanlagen gestatten. Sinnvoll ist hierbei, in jedem Fall Umfang und Modalitäten der Privatnutzung zu regeln, sich bestimmte Kontrollrechte zu sichern, eine diesbezügliche Einwilligung des Arbeitnehmers einzuholen und entweder einen Freiwilligkeitsvorbehalt oder einen Widerrufsvorbehalt bezüglich der sogenannten „auch privaten Nutzung“ zu vereinbaren. Am häufigsten findet sich in der Praxis aber der Fall, dass im Betrieb überhaupt keine ausdrückliche Regelung zur Nutzung der betrieblichen Telekommunikationsanlagen besteht. Festzuhalten ist in diesem Zusammenhang, dass Arbeitnehmer grundsätzlich keinen Anspruch auf die private Nutzung von Telekommunikationsanlagen des Arbeitgebers haben. Ein solcher kann jedoch durch eine über einen längeren Zeitraum andauernde private Nutzung der Arbeitnehmer in Kenntnis und mit indirekter Billigung des Arbeitgebers entstehen. Dann spricht man von einer so genannten betrieblichen Übung. Doch selbst ein Anspruch auf dieser Grundlage kann durch eine sogenannte gegenläufige betriebliche Übung wieder abgebaut werden.
Kontrollmöglichkeiten in Abhängigkeit der Nutzungsmöglichkeiten
Bei der Erörterung der Kontrollmöglichkeiten ist stets zu unterscheiden zwischen der Kontrolle des E-Mail-Verkehrs und der Kontrolle der Internet-Nutzung. Des Weiteren ist zu differenzieren, ob nur eine Kontrolle der sogenannten Verbindungsdaten (wie Datum, Uhrzeit, übermitteltes Datenvolumen etc.) oder eine Inhaltskontrolle erfolgen soll. Erwartungsgemäß bereitet die Kontrolle nur dienstlicher E-Mail- und Internet-Nutzung die wenigsten Probleme. Hier werden nach herrschender Meinung in arbeitsrechtlicher Hinsicht sämtliche Kontrollen für zulässig gehalten. Probleme ergeben sich bei der Kontrolle zulässiger privater E-Mail- und Internet-Nutzung. Eine Kontrolle des E-Mail-Inhalts bzw. des Inhalts der aufgerufenen Website ist nach unter Arbeitsrechtsspezialisten herrschender Meinung nur bei konkretem Verdacht strafbarer Handlungen zulässig. Auch die Kontrolle von sogenannten Verbindungsdaten ist nur bei konkretem Missbrauchsverdacht oder zur Erkennung und Beseitigungen von Störungen an der Telekommunikationsanlage zulässig.
Risikominimierung
Dem Arbeitgeber drohen bei einer missbräuchlichen privaten E-Mail- und Internet-Nutzung durch Arbeitnehmer erhebliche Risiken, so zum Beispiel der Verlust vertraulicher Daten, ein Reputationsverlust durch strafbares Verhalten von Arbeitnehmern, eine Gefährdung des Systems der betrieblichen Telekommunikationsanlagen durch Einschleusen von Viren etc. und nicht zuletzt die Entstehung erheblicher Kosten. Durch eine vorausschauende Arbeitsvertragsgestaltung oder die Entwicklung von Betriebsvereinbarungen zur E-Mail- und Internet-Nutzung mit dem Betriebsrat können den Arbeitnehmern klare Regeln zur Nutzung der betrieblichen Telekommunikationsanlagen vorgegeben werden. Klare Regelungen haben den Vorteil der Erkennbarkeit des Vorliegens von Verstößen mit der Möglichkeit der Sanktionierung der Verstöße mittels Ermahnung, Abmahnung und schlussendlich Kündigung von Arbeitsverhältnissen. Ziel der für Ihren Betrieb jeweils individuell zu entwickelnden oder abzuändernden Nutzungsregelungen sollte in jedem Fall die Verwertbarkeit der gewonnen Kontrollinformationen im Rahmen eines arbeitsgerichtlichen Verfahrens sein. Diese ist jedoch nur zu erreichen, wenn bei Erhebung, Speicherung und Kontrolle von Inhalten und Verbindungsdaten die jeweils einschlägigen Vorschriften beachtet wurden. Besonderes Augenmerk ist dabei auch auf erforderliche Einwilligungen der Arbeitnehmer zu legen. Gerne sind wir Ihnen bei einer diesbezüglichen Überprüfung und Optimierung Ihrer betrieblichen Situation behilflich.
