PKW-Nutzung

02.10.2017

Elektronisches Fahrtenbuch: Auf die richtige Software kommt es an!

| Das Führen eines elektronischen Fahrtenbuchs erhöht die Chance auf dessen Anerkennung im Vergleich zu einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch deutlich. Allerdings setzt dies die Nutzung einer Software voraus, die insbesondere sicherstellt, dass alle aufgezeichneten und eingegebenen Daten nachträglich nicht mehr veränderbar sind. Sonst hat man beim Finanzamt und vor Gericht schlechte Karten. |

1. Erste Entscheidung zu einem im Fahrzeug fest installierten elektronischen Fahrtenbuch

Das FG Münster (4.2.10, 5 K 5046/07 E, U) hat sich jüngst mit der Frage beschäftigt, welche Anforderungen an ein ordnungsgemäßes elektronisch geführtes Fahrtenbuch zu stellen sind. Die Entscheidung ist deshalb so interessant, weil es sich – soweit erkennbar – um die erste Entscheidung eines FG zu einem im Fahrzeug fest installierten elektronischen Fahrtenbuch handelt. Bisher sind lediglich Entscheidungen ergangen, in denen Fahrtenbücher mittels eines Tabellenkalkulationsprogramms (z. B. MS-Excel) oder nicht im Fahrzeug integrierter Software geführt wurden (FG Münster 18.12.08, 12 K 1073/07, EFG 09, 1001; FG Nürnberg 25.7.07, III 108/2006).

1.1 Sachverhalt

Im Streitfall hatten die Kläger mit zwei im Betriebsvermögen gehaltenen Pkw sowohl betriebliche als auch private Fahrten durchgeführt. In beiden Fahrzeugen befand sich je ein „elektronisches Fahrtenbuch“. Ein Fahrdatenspeicher zeichnete für jede Fahrt automatisch Datum, Uhrzeit, Fahrdauer, Kilometerstand und gefahrene Kilometer auf. Für den Fahrer bestand zudem die Möglichkeit, Art, Ziel und Zweck der Fahrt sowie Bemerkungen einzugeben. Hinsichtlich der Art der Fahrt standen die drei Varianten dienstlich (D), privat (P) oder Fahrt Wohnung-Arbeitsstätte (A) zur Verfügung. Wurde vom Fahrer insoweit keine Eingabe gemacht, übernahm das Programm Art, Ziel, Zweck und Bemerkungen von der vorhergehenden Fahrt.

Sämtliche Daten wurden zunächst in dem Fahrdatenspeicher abgespeichert und konnten zu einem späteren Zeitpunkt mit Hilfe einer zugehörigen Software gesammelt ausgelesen und auf einem externen Computer gespeichert werden. Da die Daten nach dem Auslesen nicht mehr im Fahrdatenspeicher gespeichert waren, konnte ein Datensatz jeweils nur einmal ausgelesen werden.

Nach dem Auslesen konnten die automatisch aufgezeichneten Daten (Datum, Uhrzeit, Tachostand, gefahrene Kilometer) vom Anwender nicht mehr verändert werden. Die übrigen Eingaben hinsichtlich Art, Ziel, Zweck der Fahrt und Bemerkungen waren dagegen nachträglich noch frei änderbar.

Die Kläger legten ihren Gewinnermittlungen den mit Hilfe dieses Programms ermittelten Privatanteil zugrunde. Im Rahmen einer Betriebsprüfung hatte das Finanzamt diese elektronischen Fahrtenbücher jedoch verworfen und die Nutzungsentnahmen gemäß § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG nach der „Ein-Prozent-Methode“ ermittelt. Zur Begründung führte es aus, die Fahrtenbücher seien nicht ordnungsgemäß, weil an dem bereits eingegebenen Datenbestand zu einem späteren Zeitpunkt noch Änderungen vorgenommen werden könnten, ohne dass diese in der Datei dokumentiert würden. Das FG Münster ist der Auffassung des Finanzamtes gefolgt.

1.2 Anmerkungen

Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs sei gesetzlich nicht näher bestimmt. Aus dem Wortlaut und dem Sinn und Zweck der Regelung folge allerdings, dass die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssten (BFH 16.3.06, VI R 87/04, BStBl II 06, 625). Dazu gehöre auch, dass das Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt worden ist und dass es die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergebe (vgl. z. B. BFH 9.11.05, VI R 27/05, BStBl II 06, 408; BFH 14.12.06, IV R 62/04, BFH/NV 07, 691 und BFH 21.4.09, VIII R 66/06, BFH/NV 09, 1422).

Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genüge diesen Anforderungen nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen seien oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt würden. Das gelte auch dann, wenn die einzelnen Eintragungen in der Computerdatei unmittelbar im Anschluss an die jeweilige Fahrt vorgenommen würden. Denn sonst sei die Aufzeichnungsmethode nicht geeignet, den fortlaufenden und lückenlosen Charakter der Angaben und ihre zeitnahe Erfassung mit hinreichender Zuverlässigkeit zu belegen (BFH 16.11.05, VI R 64/04, BStBl II 06, 410).

Das von den Klägern im Streitfall mit Hilfe der Software erstellte Fahrtenbuch genüge diesen Anforderungen nicht. Zwar seien die automatisch aufgezeichneten Daten zu Datum, Uhrzeit, Fahrdauer, Kilometerstand und gefahrenen Kilometern nicht mehr nachträglich änderbar. Dagegen könnten die Angaben zu Art, Zweck und Ziel der Fahrten sowie Bemerkungen nachträglich geändert werden. Damit bestehe die Möglichkeit der jederzeitigen Änderung der für die Abgrenzung der privaten von der betrieblichen Veranlassung maßgeblichen Daten, ohne dass diese Änderungen sichtbar würden und nachverfolgt werden könnten. In diesem Punkt unterscheide sich das Fahrtenbuch im Streitfall deutlich von einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch, in dem nachträgliche Änderungen durch Durchstreichungen, Überklebungen oder herausgerissene Seiten sichtbar blieben.

Auch der Umstand, dass bei fehlender Eingabe durch den Benutzer die Angaben hinsichtlich Art, Ziel und Zweck der Fahrt vom Programm automatisch von der vorherigen Fahrt übernommen würden, führe dazu, dass das Programm im Streitfall nicht geeignet sei, den fortlaufenden und lückenlosen Charakter der Angaben und ihre zeitnahe Erfassung mit hinreichender Zuverlässigkeit zu belegen. Dadurch bestehe – anders als bei einem ordnungsgemäßen handschriftlich geführten Fahrtenbuch – sogar die Möglichkeit, diese Angaben für sämtliche Fahrten gesammelt nach dem Auslesen des Fahrdatenspeichers erstmalig vorzunehmen. Aufgrund der fehlenden formellen Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs könne der Senat die im Rahmen der Betriebsprüfung aufgekommenen Zweifel an der sachlichen Richtigkeit der Eintragungen nicht überprüfen.

1.3 Praxishinweise

Mit der Entscheidung stellt das FG klar, dass auch an elektronische Fahrtenbücher gleich hohe Voraussetzungen zu stellen sind wie an handschriftlich geführte. Es schließt sich damit der Auffassung der Finanzverwaltung an (BMF 18.11.09, IV C 6 - S-2177/07/10004, Rz. 23). Allerdings ist dem FG nicht darin zu folgen, wenn es bemängelt, die nicht im Fahrzeug erfassten Daten zu Art, Ziel und Zweck der Reise könnten mit der verwendeten Software insgesamt erstmalig erst nach Auslesen der Daten erfolgen. Denn dies ist, sofern es zeitnah geschieht, nicht zu beanstanden, da auch bei handschriftlich geführten Fahrtenbüchern die Rechtsprechung nicht ein unmittelbar bei Fahrtantritt oder -beendigung vollständig geführtes Fahrtenbuch verlangt. Nachträgliche Ergänzungen bleiben möglich.

Bei der Verwendung eines elektronischen Fahrtenbuchs ist es jedoch insbesondere wichtig, dass Korrekturen und Ergänzungen von Aufzeichnungen – idealerweise unter Angabe des Zeitpunkts der Datenerfassung – dokumentiert und offengelegt werden müssen (BFH 16.11.05, VI R 64/04).

Zudem muss das Fahrtenbuch zeitnah, dass heißt mit geringem Abstand zwischen Beendigung der Fahrt und Dokumentation aller für das Fahrtenbuch erforderlicher Aufzeichnungen, geführt werden (BFH 9.11.05, VI R 27/05; BFH 14.12.06, IV R 62/04, BFH 21.4.09, VIII R 66/06). Bei im Fahrzeug installierten elektronischen Fahrtenbüchern ist es allerdings unpraktikabel, sämtliche Angaben unmittelbar im Fahrzeug zu erfassen. Auch daher sehen die marktüblichen Programme ein Auslesen der Daten mittels Bluetooth-, Infrarot- und/oder USB-Schnittstelle und die Weiterverarbeitung/Speicherung mittels einer zugehörigen Software vor. Die Datenübertragung und die Erfassung fehlender Angaben sollten in jedem Fall in kurzen Abständen, mindestens einmal wöchentlich erfolgen, damit das geforderte Kriterium der „Zeitnähe“ gewährleistet ist.

Folgende Informationen, die sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen müssen, müssen erfasst werden (BFH 16.3.06, VI R 87/04; BMF 18.11.09, IV C 6 - S-2177/07/10004):

  • Datum der Reise und Reiseziel
  • aufgesuchte Kunden/Geschäftspartner bzw. Reisezweck
  • Gesamtkilometerstand bei Fahrtantritt und Abschluss der Fahrt
  • Angaben zu Umwegfahrten
  • bei Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben
  • bei Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch

2. Ausblick

Auch nach dieser FG-Entscheidung bleibt es dabei, dass die Führung eines elektronischen Fahrtenbuchs die Chance auf dessen Anerkennung, jedenfalls im Vergleich zu dem handschriftlich geführten, deutlich erhöht. Allerdings setzt dies die Nutzung einer Software voraus, die den dargestellten Anforderungen der Rechtsprechung genügt, sowie insbesondere auch Disziplin des Mandanten bei der Verwendung dieser Software.

Merkblatt „elektronisches Fahrtenbuch“

  • Angaben zu Anlass der Reise (dienstlich, Arbeitsfahrt, privat) bei Fahrtantritt schon im Fahrzeug erfassen
  • Ortsangaben zu Reisebeginn und -ende schon im Fahrzeug erfassen, sofern diese nicht mittels GPS-Ortung elektronisch gespeichert werden
  • Daten zeitnah und regelmäßig auslesen
  • notwendige ergänzende Angaben zeitnah erfassen
  • Software muss Korrekturen/Ergänzungen mit Angabe des Zeitpunktes dokumentieren und offenlegen

IWW-Institut, Würzburg