Nachweisgesetz

01.08.2022

Das neue Nachweisgesetz: Das müssen Sie wissen

| ArbG müssen seit dem 1.8.22 bei Neueinstellungen mehr Informationen geben als dies bisher notwendig war. In Umsetzung einer EU-Richtlinie änderte der deutsche Gesetzgeber das Nachweisgesetz (NachwG). Darin ist verankert, welchen Informations- und Dokumentationspflichten der ArbG nachkommen muss. Auch ein Informationsblatt, das dem ArbN auf Anfrage ausgehändigt werden kann, bietet sich an. All das muss schriftlich erfolgen, denn bei jedem Verstoß drohen sonst bis 2.000 EUR Bußgeld. |

1. Was galt bisher?

Schon die alte Fassung des NachwG regelte in § 2 Abs. 1, dass der ArbG die wichtigsten Vertragsbedingungen schriftlich niederlegen und dem ArbN aushändigen musste. Dafür galt bislang eine Monatsfrist nach Beginn des Arbeitsverhältnisses. Diese betraf folgende Punkte nach § 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 1 bis 10 NachwG (a. F.):

  • Name und Anschrift der Vertragsparteien
  • Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
  • Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung
  • Arbeitsort
  • Bezeichnung oder Beschreibung der Tätigkeit
  • Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts
  • Arbeitszeit
  • Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
  • Kündigungsfristen
  • Allgemeiner Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind.

Seit dem 1.8.22 müssen zusätzlich folgende Punkte schriftlich dokumentiert werden:

  • Enddatum des Arbeitsverhältnisses
  • Ggf. freie Wahl des Arbeitsorts durch den ArbN
  • Sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit
  • Die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung
  • Die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen
  • Sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
  • Ein etwaiger Anspruch auf vom ArbG bereitgestellte Fortbildung
  • Wenn der ArbG dem ArbN eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist.
  • Das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses vom ArbG und ArbN einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage von drei Wochen nach §§ 4, 7 KSchG (§ 7 des KSchG ist aber auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden, sodass die Wirksamkeitsfiktion bei Versäumung der Klagefrist nicht berührt wird).

2. Was ändert sich für den ArbG in der Praxis?

Für ab dem 1.8.22 einzustellende ArbN gilt: Im Gegensatz zur früheren Regelung muss dem ArbN bereits am ersten Arbeitstag die Niederschrift mit den Informationen über den Namen und die Anschrift der Vertragsparteien, das Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung sowie über die Arbeitszeit vorliegen. Bei den weiteren Angaben ist zu unterscheiden: Aushändigung spätestens am siebten Kalendertag oder einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses.

Für ArbN, die vor dem 1.8.22 eingestellt wurden gilt: Sie müssen nur schriftlich über ihre wesentlichen Arbeitsbedingungen unterrichtet werden, wenn sie den ArbG dazu auffordern. Dann gilt eine Frist von sieben Tagen. Informationen über den Urlaub, die betriebliche Altersversorgung, die Pflichtfortbildung, das Kündigungsverfahren und geltende Kollektivvereinbarungen müssen spätestens innerhalb eines Monats bereitgestellt werden.

Von Änderungen der wesentlichen Arbeitsbedingungen in bestehenden Arbeitsverhältnissen muss der ArbG den ArbN spätestens am Tag der Änderung unterrichten. Gesetzesänderungen oder Änderungen in Tarifverträgen oder Betriebs- oder Dienstvereinbarungen müssen weiterhin nicht schriftlich angezeigt werden.

Praxistipp |

Wenn Sie ArbG arbeitsrechtlich betreuen, sollten Sie spätestens jetzt Folgendes tun:

  • Sollte der ArbG Musterarbeitsverträge bei der Einstellung benutzen, sollten diese umgehend um die neu zu dokumentierenden Angaben ergänzt werden.
  • Für alle vor dem 1.8.22 bereits eingestellten ArbN sollte der ArbG überlegen, für welche ArbN-Gruppen gegebenenfalls Standardschreiben mit ergänzenden Hinweisen auf die neue Rechtslage verfasst werden können. Hier muss sich allerdings der ArbG eventuell auf Nachfragen der Bestands-ArbN einstellen.
  • Bei Bestehen eines Betriebsrats ist es überdies sinnvoll, allgemeine Arbeitsbedingungen, wie Arbeitszeit, betriebliche Altersversorgung, Schichtsystem etc., in Betriebsvereinbarungen zu regeln. Auf diese Betriebsvereinbarungen kann im Arbeitsvertrag Bezug genommen und so die Vorgaben des NachwG erfüllt werden.

3. Warum kam es zu den Änderungen des NachwG?

Zu den Änderungen verpflichtet die EU-Richtlinie zur Transparenz und verlässlichen Arbeitsbedingung (EU-Richtlinie 2019/1152/sogenannte Arbeitsbedingungen-Richtlinie) den Bundestag mit Frist zum 31.7.22. Die Bundesregierung geht in der Gesetzesbegründung zwar davon aus, dass nur ca. 10 Prozent der deutschen Unternehmen ihre Vertragsmuster anpassen müssten. Dies scheint aber unrealistisch – insbesondere in Hinblick auf den Hinweis auf die Kündigungsschutzklage, der bisher in keinem bekannten Arbeitsvertragsformular erscheint.

4. Wichtig: Die strenge Schriftform

Der ArbG ist nun auch verpflichtet, die wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsvertrags schriftlich niederzulegen und dem ArbN unterzeichnet auszuhändigen. Die elektronische Form reicht nach § 2 Abs. 1 S. 1 NachwG (n. F.) entgegen der europäischen Vorgaben nicht aus. Diese Norm lautet: ...„Der Arbeitgeber hat die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses innerhalb der Fristen des Satzes 4 schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.“...

Daraus ergibt sich, dass für den Nachweis der im NachwG aufgeführten Vertragsbedingungen die strenge Schriftform nach § 126 Abs. 1 BGB gefordert wird und die elektronische Form nicht ausreichend ist.

Zwar hatten Sachverständige bei der Anhörung im Bundestag darauf hingewiesen, dass es in vielen Unternehmen inzwischen üblich sei, Arbeitsverträge per digitaler Unterschrift zu signieren und digital zu archivieren. Auch lasse Art. 3 der Arbeitsbedingungen-Richtlinie die elektronische Form ausdrücklich zu. Davon hätten andere EU-Mitgliedstaaten, im Gegensatz zu Deutschland, Gebrauch gemacht.

Die deutsche Politik ist hingegen offensichtlich den Empfehlungen der Gewerkschaften und der Richterschaft gefolgt. Der DGB argumentierte in einer Expertenanhörung, die Schriftform sei absolut notwendig, denn nur sie biete die beste Beweiskraft in juristischen Auseinandersetzungen. Das Schriftformerfordernis betrifft zwar nicht direkt die Arbeitsverträge selbst, sondern nur die im NachwG verlangten Informationen. Allerdings werden diese Nachweispflichten meist direkt im Arbeitsvertrag selbst und nicht durch separate Dokumente in der Praxis erfüllt. Daher führt die Regelung dazu, dass wohl nun alle Arbeitsverträge in der Praxis nur noch in Schriftform abgeschlossen werden.

ArbG sollten die Änderungen des NachwG unbedingt beachten. Bei jedem Verstoß kann ein Bußgeld von bis zu 2.000 EUR fällig werden, das durch die für das jeweilige Bundesland zuständige oberste Landesbehörde, die die Zuständigkeit auf Mittelbehörden delegieren kann, verhängt wird. Dies betrifft etwa Verstöße gegen das Schriftformerfordernis, die nicht vollständige oder rechtzeitige Erteilung von Auskünften und andere Verstöße.

Neu ist auch, dass Verstöße gegen das NachwG als Ordnungswidrigkeit gelten. Bislang konnten ArbN lediglich Schadenersatzforderungen bei Verstößen gegen das NachwG geltend machen oder sich auf Erleichterungen der Darlegungs- und Beweislast in arbeitsgerichtlichen Verfahren berufen. Das kam in der Praxis aber relativ selten vor.

IWW-Institut, Würzburg